Die elektronische Rechnung wird ab 2025 Pflicht -
was bedeutet das für Unternehmen?
Am 01. Januar 2025 tritt die neue gesetzliche Regelung des Bundes zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Kraft. Mit dieser Entscheidung soll vor allem die Digitalisierung im Finanzbereich vorangetrieben und Prozesse effizienter gestaltet werden. Alle Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 technisch in der Lage sein, Rechnungen elektronisch austauschen zu können.
Dabei bleiben den Unternehmen für den Versand von elektronischen Rechnungen Übergangsfristen gewährt, die bislang bis spätestens 2028 gelten. Allerdings müssen sie zum Jahreswechsel in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und bearbeiten zu können. Konkreter: Bis Ende 2026 dürfen für B2B-Umsätze in 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Ab dem 01. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden können. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Für den Versand einer E-Rechnung muss zwischen dem Rechnungsersteller und dem Leistungsempfänger eine Zustimmung erfolgen. Diese Zustimmung kann entweder schriftlich vereinbart werden oder über die Begleichung der Rechnung erfolgen.
Neue Kategorisierung von Rechnungen
Ab 2025 werden Rechnungen grundsätzlich in zwei Formate unterteilt:
Die elektronische Rechnung
- wird in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen
- das Format der E-Rechnung muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungserstellung und der CEN-Norm EN 16931 entsprechen
- erfüllt werden gesetzliche Formatanforderungen der XRechnung sowie von der ZUGFeRD-Rechnung, einem Hybrid aus PDF- und XML-Datei
Sonstige Rechnungen
- Rechnungen, die weiterhin auf Papier, als PDF oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden
Definition E-Rechnung
Im Sinne der neuen EU-Richtlinie bildet die PDF-Rechnung keine Grundlage für die elektronische Rechnung. Es handelt sich beim PDF um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine elektronische Verarbeitung im Sinne der E-Rechnung ermöglicht. Die elektronische Weiterverarbeitung muss manuell über die Buchhaltung erfolgen.
Die E-Rechnung dagegen ermöglicht eine automatische, elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Die E-Rechnung enthält dieselben Informationen wie eine Rechnung auf Papier oder PDF, aber in einem digitalen Format. Sie ist entweder als reines semantisches Datenformat konzipiert oder basiert auf einem XML-Format, das primär der maschinellen Verarbeitung dient. So wird ermöglicht, dass Rechnungen automatisch in Buchhaltungssoftwares eingelesen und verarbeitet werden können.
Dabei muss eine E-Rechnung grundsätzlich die gleichen Daten enthalten, wie eine herkömmliche Rechnung.
Die E-Rechnung muss nach E-Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer: Die Leitweg-ID wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt
- Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung)
- Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfangenden
- E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden
Pflichtinformationen gem. § 5 E-RechV des Bundes sowie Elemente und Business Term-Felder, in denen diese in einer XRechnung einzutragen sind:
- Leitweg-ID: BT-10
- Bankverbindung: bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86) ; bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91)
- Zahlungsbedingungen: BT-9 oder BT-20
- E-Mail oder De-Mail-Adresse: BT-43
- Lieferantennummer*: BT-29
- Bestellnummer*: BT-13
HCSM unterstützt Sie bei der
Umstellung auf E-Rechnung
Wir bieten Ihnen umfassende Unterstützung, um die Umstellung erfolgreich zu bewältigen:
- Individuelle Beratung: Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, welche Schritte zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen notwendig sind und wie Sie sich optimal vorbereiten können.
- Technische Implementierung: Unser Team hilft Ihnen bei der Auswahl und Implementierung von geeigneten Softwarelösungen, die den neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. So gewährleisten wir, dass Ihre Rechnungen künftig korrekt und rechtskonform erstellt werden.
- Laufende Betreuung: Auch nach der Einführung steht Ihnen unser Team bei allen Fragen zur Verfügung, damit Sie jederzeit den Überblick behalten und den Prozess effizient gestalten können.
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