Checkliste Buchführung Unternehmensbuchhaltung

Checkliste Pendelordner für die Buchführung

Unternehmensbuchhaltungen (Soll-Versteuerung)

Mit dieser Liste können Sie die Buchhaltungsunterlagen schnell und effizient bereitstellen.

Wir bitten Sie, die Belege und Unterlagen entsprechend der Checkliste zu sortieren. Dazu dient ein sog. Pendelordner, in dem Sie die Unterlagen monatlich, vierteljährlich oder jährlich an unsere Kanzlei übergeben. Nach der Erfassung der Belege in der Buchhaltung wird Ihnen der Ordner zusammen mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung und der Umsatzsteuer-Voranmeldung zurück gesendet.

Zu unterscheiden ist zwischen Kleinbuchhaltungen (i.d.R. Ist-Versteuerung nach § 20 UStG) und Unternehmensbuchhaltungen (Soll-Versteuerung).

Bitte berücksichtigen Sie, dass unsortierte oder fehlende Buchhaltungsbelege zu erhöhten Bearbeitungszeiten führen können.

Allgemeine Informationen

Alle Informationen, die für die Buchhaltung und die steuerliche Bearbeitung von Bedeutung sein können. Dazu gehört insbesondere auch Korrespondenz mit dem Finanzamt, soweit diese nicht schon an uns übermittelt wurde.

Ungeklärte Posten und Rückfragen aus Vormonaten

Informationen, Nachweise und Belege zu den ungeklärten Posten und Rückfragen

Kasse

Hauptkasse

Tageskassenbericht

Belege und Registrierkassenberichte

Nebenkassen

Kassenbuch

Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen und Belege zu jedem Zahlungsvorgang

Hinweise

Hauptkassen dienen zur Barabwicklung des Tagesgeschäftes (insbes. bei Einzelhandel, Gastronomie etc.).

Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an das Kassenbelegwesen und das elektronische Registrierkassen-system (Datenzugriff).

Verstöße können zu erheblichen Zuschätzungen führen.

Banken

Bankkontoauszüge

Vollständige und fortlaufende Bankkontoauszüge, jeweils getrennt nach den einzelnen Konten

Hinweise

Wir nutzen in unserer Kanzlei die Möglichkeit, die Buchungen der Bankkonten elektronisch in die Finanzbuchhaltung zu übertragen.

Dazu benötigen wir einen Zugang zum Online-Banking für die HCSM Steuerberatung GmbH.

Ihre Bank stellt Ihnen die entsprechenden Vordrucke für die Teilnahme am Online-Banking zur Verfügung. Der Zugang sollte auf die Abfrage der Kontoumsätze beschränkt sein (reine Leseberechtigung).

Ausgangsrechnungen (Kunden)

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen sortiert nach der fortlaufenden Rechnungsnummer oder nach anderer Absprache

Ggf. Rechnungsausgangsbuch

Hinweise:

Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend nummeriert werden. Auch fehlerhafte oder gutgeschriebene Rechnungen müssen mit einer Rechnungsnummer dokumentiert werden.

Bei Fragen zur Umsatzsteuer bzw. den Angaben auf den Rechnungen kontaktieren Sie bitte jederzeit Ihren zuständigen Steuerberater

Eingangsrechnungen (Lieferanten)

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sortiert nach Absprache (z.B.: Alphabetisch, Datum des Zahlungsausgangs etc.).

Ggf. Rechnungseingangsbuch

Ggf. Zu- und Abgänge zum Anlagevermögen markieren, damit eine eindeutige Erfassung in der Anlagenbuchhaltung erfolgen kann.

Hinweis:

Alle Eingangsrechnungen müssen die formellen Anforderungen an eine Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erfüllen, damit der Vorsteuerabzug gewährleistet ist.

Reisekosten, sonstige Belege

Reisekosten

Reisekosten sind anhand eines Abrechnungsformulars zu erfassen, die entsprechenden Belege sind beizufügen.

Reisekosten können gesammelt vom Unternehmenskonto erstattet werden bzw. werden als Entnahme erfasst.

Sonstige Belege

Sonstige Belege nach Absprache

Verträge

Verträge und rechtliche Unterlagen

Gesellschaftsverträge

Protokolle von Gesellschafterversammlungen

Grundstückskaufverträge

Darlehensverträge

Beteiligungsverträge

Dienstleistungsverträge

Versicherungsverträge

Leasingverträge

Rahmenvereinbarungen

AGBs

Geschäftsführer-Anstellungsverträge

Sonstige Verträge

Personalverträge

Die Vorlage von Personalverträgen sowie Änderungen, Ein- und Austritte von Mitarbeitern können Sie direkt mit Ihrem Sachbearbeiter aus unserer Lohnabteilung abstimmen.

Abschlussunterlagen

Abschlussunterlagen (jährlich zum Bilanzstichtag)

Inventur-Protokolle und –Listen

Auswertungen zu unfertigen Erzeugnissen und Leistungen

Festgeld- und Depotkontoauszüge

Rückstellungsberechnungen

Bildung und Auflösung von Investitionsabzugsbeträgen (§ 7g EStG)

Steuerbescheinigungen

Spendenbescheinigungen

Fahrtenbücher

Hinweise auf Nutzungsänderungen (§15a UStG)

Sonstige Unterlagen und Hinweise