Frequently Asked Questions (FAQ)
Um Ihnen den Einstieg in unser Portal so einfach wie möglich zu machen, haben wir die wichtigsten Fragen zur Anwendung für Sie zusammengestellt.
Für Lohnverantwortliche
Den Login finden Sie unter https://app.payrollhcsm.digital.
Das HCSM Lohnteam hat zur Erstregistrierung eine uns bekannte, personalisierte Emailadresse pro Lohnverantwortlichen im Portal payroll von HCSM.digital hinterlegt.
Dadurch wurde eine automatische Einladung per Email generiert. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Bestätigen Sie den darin enthaltenenen Link und loggen sich erstmals in das Portal ein. Hier können Sie ein individuelles Passwort vergeben.
Ja. Sie können die Emailadresse im Portal unter den Profileinstellungen ändern. Ihr Profil finden Sie oben rechts mit Klick auf das User-Icon.
Klicken Sie beim Login auf https://app.payrollhcsm.digital/ auf Passwort vergessen und Sie erhalten im Anschluss eine Email mit der Aufforderung, Ihr Passwort zurückzusetzen. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.
Anschließend können Sie sich mit Ihrem neuen Passwort einloggen.
Das HCSM Lohnteam wird zur Erstregistrierung eine uns bekannte, personalisierte Emailadresse pro Lohnverantwortlichen im Portal payroll von HCSM.digital hinterlegen.
Dadurch wird eine automatische Einladung per Email generiert. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Bestätigen Sie den darin enthaltenenen Link und loggen Sie sich erstmals in das Portal ein.
Der Arbeitnehmer muss durch den Arbeitgeber im Portal hinzugefügt werden. Im Bereich „Mitarbeiter“ > „Übersicht“ wird die digitale Personalakte
Ihres Unternehmens angezeigt.
Sie sehen dort eine Auflistung aller ins Portal eingeladenen Arbeitnehmer:innen. Über den Button „+ Hinzufügen“ können Sie einen neuen Arbeitnehmer einladen und dessen Emailadresse eingeben. Dadurch wird eine automatische Benachrichtigung an den Arbeitnehmer versendet.
Wenn ein Arbeitnehmer seine Einladung zum Portal angenommen hat, wechselt der Status von „Einladung“ auf „Bestätigt“.
Der Link muss innerhalb von zwei Tagen aktiviert werden, danach verliert er seine Gültigkeit.
Bitte senden Sie eine Email an Ihren gewohnten HCSM-Ansprechpartner mit der Bitte um erneute Zusendung des Einladungslinks.
Bitte geben Sie immer den Hinweis, die Spam Emails zu prüfen. Sollte dennoch keine Einladung vorhanden sein, versenden Sie bitte die Einladung im Portal bei Mitarbeiter neu.
Für Arbeitnehmer
Den Login finden Sie unter https://app.payrollhcsm.digital.
Das HCSM Lohnteam hat zur Erstregistrierung eine uns bekannte, personalisierte Emailadresse pro Lohnverantwortlichen im Portal payroll von HCSM.digital hinterlegt.
Dadurch wurde eine automatische Einladung per Email generiert. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Bestätigen Sie den darin enthaltenenen Link und loggen sich erstmals in das Portal ein. Hier können Sie ein individuelles Passwort vergeben.
Ja. Sie können die Emailadresse im Portal unter den Profileinstellungen ändern. Ihr Profil finden Sie oben rechts mit Klick auf das User-Icon.
Klicken Sie beim Login auf https://app.payrollhcsm.digital/ auf Passwort vergessen und Sie erhalten im Anschluss eine Email mit der Aufforderung, Ihr Passwort zurückzusetzen. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.
Anschließend können Sie sich mit Ihrem neuen Passwort einloggen.
Ihre Lohnabrechnungen werden unter „Auswertungen“ gespeichert. Es wird immer der aktuelle Monat angezeigt. Um einen anderen Monat auszuwählen, klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Monat und bestätigen Sie mit „OK“.
Dateneingabe
Für das Jahr 2023 gelten folgende Daten:
01/23 – 25.01.2023
02/23 – 22.02.2023
03/23 – 27.03.2023
04/23 – 24.04.2023
05/23 – 24.05.2023
06/23 – 26.06.2023
07/23 – 25.07.2023
08/23 – 25.08.2023
09/23 – 25.09.2023
10/23 – 24.10.2023
11/23 – 24.11.2013
12/23 – 21.12.2023
Änderungen müssen bis zum 15. des jeweiligen Monats eingegangen und durch Sie freigegeben sein. Gehen Änderungen später ein, werden diese im Folgemonat verrechnet und es fallen hierfür Gebühren für Sondertätigkeiten an.
Erfolgt erst nach dem 15. eine Freigabe durch Sie, werden die Änderungen für den nächsten Monat berücksichtigt und rückgerechnet. Dieser Mehrwaufwand wird als Sondertätigkeit abgerechnet.
Arbeitgeber melden jeden versicherungspflichtigen Beschäftigten der Krankenkasse, bei der er Mitglied ist. Sie liefern damit den Versicherungsträgern alle wichtigen Daten über den Versicherten. Die Meldungen sind für die Abwicklung der Sozialversicherung unverzichtbar.
Wenn Sie uns mit der Lohnabrechnung beauftragt haben, übernehmen wir alle erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung für Sie.
Auswertungen
Den Login finden Sie unter https://app.payrollhcsm.digital.
Ihre Lohnabrechnungen werden unter „Auswertungen“ gespeichert. Es wird immer der aktuelle Monat angezeigt. Um einen anderen Monat
auszuwählen, klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Monat und bestätigen Sie mit „OK“.
Eine Übersicht zu den einzelnen Bestandteilen der Brutto/Nette Abrechnung finden Sie hier (externer Link).
Support
Das HR-Tool payroll von HCSM.digital ist an sich intuiv bedienbar. Dennoch bieten wir Ihnen für die Nutzung des Tools an, eine unserer kostenfreien Schulungen zu nutzen, um sich mit dem Tool vertraut zu machen. In unserer ca. 1-stündigen Schulung zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen.
In unserem User Manual finden Sie außerdem alle wichtigen Informationen auf einen Blick.
Ja, unser User Manual finden Sie hier.
Support
Sie haben weitere Fragen? Schreiben Sie uns an desk.payroll@hcsm.team.
